Arbeitstechnisch heißt es nun Halbzeit. Bereits 3 Wochen schnuppere ich schon in die kleine Verwaltungsabteilung des DHI London. Alltägliche erstelle ich Vorlagen zur Erleichterung der Arbeit der internen Mitarbeiter. Sei es zu privaten Anliegen wie Umzugsgeldern, als auch Vorlagen für Zu- und Absageschreiben potenzieller Mitarbeiter. Es dreht sich für mich alles um das Personal. Dabei hatte ich auch die Chance zwei zukünftige Mitarbeiter kennenzulernen sowie die Abläufe zu deren Auswahlverfahren. So begleitete ich hausinterne Bewerbungsverfahren für die Stelle zweier wissenschaftlicher Mitarbeiter. Als Erstes war ich Zuschauer deren fachlicher Vorträge. Von angelsächsischen Bischöfen, italienischen Handelswegen des Mittelalters bis hin zu Umweltwahrnehmungen war themenspezifisch alles dabei. Mal mehr mal weniger spannend. Es blieb neben ein wenig fachlicher Überforderung auch neuer Informationsreichtum hängen. Am Nachmittag ging es dann in die Kommissionsgespräche, bei denen auch ich einen inhaltlichen Beitrag leisten konnte. So stellte ich dem Bewerber Fragen zum verwaltungsorganisatorischen Teil der Einstellung. Besonders spannend war am Ende des Tages die Diskussion unter den Kommissionsmitgliedern bis hin zur Abstimmung für einen der Bewerber. Im Nachgang konnte ich diese Auswahl dann in den bereits angesprochenen Zu- und Absagen schriftlich ausformulieren. Ein weiterer Höhepunkt bei meinem bisherigen Aufenthalt war die Teilnahme an der Veranstaltung „Rechte von EU-Bürgern im Vereinigten Königreich post-Brexit“ im Goethe-Institut in London. Stellvertretend für die Belegschaft des DHI sammelte ich dort Informationen zu möglichen beruflichen als auch privaten Konsequenzen für deutsche Mitarbeiter im Vereinigten Königreich. Ängste konnten durch die Ansprache der geplanten Übergangszeit seitens Großbritanniens, welche bis Ende 2020 durchgeführt werden soll, genommen werden. So besteht keine Existenzbedrohung für bereits hier ansässige Deutsche, die sich Ihren Aufenthalt durch Beantragung eines verbindlichen Aufenthaltsstatus bis Ende der Übergangszeit sichern können.
Ansonsten überarbeite ich im normalen Verwaltungsalltag die veraltete Struktur der Ablagesysteme, bereinige sie von veralteten Dokumenten und ersetze Sie nach eigener Recherche durch neue Richtlinien.
Darunter fiel auch die Erhebung aller Bewerber um ausgeschriebene Stellen im Deutschen Historischen Instituts der letzten 5 Jahre. Diese stellte einen erheblichen Aufwand dar, da aufgrund alter Strukturen viele Dokumente nur in Ordnern zu finden waren, die erst einmal gewälzt werden mussten. Es hieß also erst einmal willkommen in der Archivarbeit. Von Papier befreit wurde ich auch danach nicht. Denn das Einlesen in das Reisekostengesetz war erfordert, um Reisekostenabrechnungen unterstützend vorzubereiten und den Kolleginnen im Reisekostensystem „SMS“ einigermaßen fachlich eingearbeitet über die Schulter zu schauen. Aber ich sah nicht nur Geld auf Papier sondern konnte auch die Kasse haushaltstechnisch überprüfen. Spätestens danach kam ich mit der neuen Währung der Briten im Umgang super klar. Was auch einige zukünftige Einkäufe erleichterte, da ich nicht jeden Penny erst einmal identifizieren musste.
Insgesamt kann ich sagen, das ich trotz der geringen Anzahl an Mitarbeitern oder gerade aufgrund der begrenzten Anzahl der Verwaltungsmitarbeiter bis jetzt die unterschiedlichsten Querschnittaufgaben des DHIL, von Personal bis zum Haushalt, kennengelernt habe. Denn anders als im BMI werden all diese Aufgaben nicht von fünf Referaten sondern lediglich von zwei Verwaltungsmitarbeiterinnen gestemmt. Diese sind trotz allem immer für ein lockeres Gespräch offen und somit gibt es am Arbeitsplatz auch immer etwas zu lachen.